Automatisez vos workflows opérationnels
Les automatisations de tâches vous permettent de gagner du temps en créant automatiquement des tâches lorsque certains événements de réservation se produisent.
Au lieu de créer manuellement des tâches répétitives, vous pouvez configurer Millenium Connect pour les générer automatiquement selon votre organisation opérationnelle.
Exemples :
Créer automatiquement une tâche de nettoyage après le départ d’un voyageur.
Créer une tâche de préparation avant l’arrivée d’un voyageur.
Créer une tâche de mise en place lorsqu’une nouvelle réservation est confirmée.
Comment fonctionnent les automatisations de tâches
Une automatisation de tâche repose sur deux éléments :
1. Le modèle de tâche
Un modèle de tâche définit la tâche qui sera créée automatiquement.
Il contient les informations nécessaires à la création de la tâche, comme :
Le nom de la tâche.
Le type de tâche.
La description.
Les autres informations liées à la tâche.
Exemple :
Un modèle "Nettoyage après départ" peut être utilisé pour créer automatiquement une tâche de nettoyage à chaque départ d’un voyageur.
Si vous n’avez pas encore de modèle de tâche, vous pouvez en créer un directement depuis la configuration de l’automatisation.
2. L’événement déclencheur
Le déclencheur détermine quand la tâche doit être créée.
Les déclencheurs disponibles sont :
Réservation confirmée
Créer une tâche lorsqu’une nouvelle réservation est confirmée.
Check-in
Créer une tâche en fonction de la date d’arrivée du voyageur.
Check-out
Créer une tâche en fonction de la date de départ du voyageur.
Vous pouvez également définir si la tâche doit être créée avant ou après l’événement sélectionné.
Exemples :
Créer une tâche de préparation 1 jour avant le check-in.
Créer une tâche de nettoyage 1 heure après le check-out.
Créer une automatisation de tâche
Pour créer une automatisation :
Allez dans Opérations → Automatisation.
Cliquez sur Créer une nouvelle automatisation.
Sélectionnez le modèle de tâche à automatiser.
Choisissez l’événement de réservation qui déclenchera la création de la tâche.
Définissez le moment où la tâche doit être créée.
Cliquez sur Créer la tâche.
Une fois créée, Millenium Connect générera automatiquement la tâche lorsque les conditions configurées seront remplies.
Gérer les automatisations de tâches
Depuis l’onglet Automatisation, vous pouvez :
Consulter toutes les automatisations existantes.
Modifier les paramètres d’une automatisation.
Dupliquer une automatisation.
Supprimer une automatisation.
Vous pouvez ajuster vos workflows à tout moment selon l’évolution de vos opérations.
Modèles de tâches et automatisations
Les modèles de tâches sont la base des automatisations.
Le modèle définit quelle tâche doit être créée, tandis que l’automatisation définit quand elle doit être créée.
Exemple :
Modèle : "Nettoyage complet après départ"
Déclencheur : "Check-out"
Planification : "1 heure après le check-out"
Résultat :
Une tâche de nettoyage sera automatiquement créée une heure après chaque départ d’un voyageur.
Pour les workflows opérationnels récurrents, nous recommandons de créer des modèles de tâches réutilisables et de les connecter aux automatisations plutôt que de recréer manuellement les mêmes tâches à chaque fois.