Gérez vos opérations quotidiennes avec les tâches
Les tâches vous permettent d’organiser et de suivre les actions qui doivent être réalisées par votre équipe sur vos différentes propriétés.
Vous pouvez créer des tâches manuellement pour des actions ponctuelles ou les utiliser dans le cadre de workflows automatisés avec les modèles de tâches et les automatisations.
Exemples de tâches :
Nettoyer une propriété après un départ.
Résoudre un problème de maintenance.
Préparer une propriété avant l’arrivée d’un voyageur.
Effectuer un suivi suite à une demande d’un voyageur.
Créer une tâche
Pour créer une nouvelle tâche :
Allez dans Opérations.
Cliquez sur Créer une nouvelle tâche.
Ajoutez les informations de la tâche.
Attribuez-la à un membre de votre équipe.
Cliquez sur Créer la tâche.
Lors de la création d’une tâche, vous pouvez configurer :
Titre de la tâche
Le nom de l’action à réaliser.
Type de tâche
La catégorie de la tâche, comme nettoyage, maintenance, inspection ou autre activité opérationnelle.
Planification
Définissez quand la tâche doit commencer.
Vous pouvez préciser :
La date de début.
L’heure de début.
La durée estimée.
Propriété
Sélectionnez la propriété concernée par la tâche.
Membre assigné
Choisissez le membre de l’équipe responsable de sa réalisation.
Priorité
Définissez le niveau d’importance de la tâche afin d’aider votre équipe à organiser son travail.
Gérer les tâches
Toutes les tâches créées peuvent être gérées depuis :
Opérations → Vue d’ensemble
Depuis cette page, vous pouvez :
Consulter toutes les tâches de vos propriétés.
Filtrer les tâches par propriété, type ou statut.
Voir la personne responsable de chaque tâche.
Modifier les informations d’une tâche.
Suivre l’avancement des actions.
Chaque tâche possède un statut indiquant son état actuel :
En attente : La tâche a été créée et attend d’être commencée.
En cours : La tâche est actuellement en réalisation.
Terminée : La tâche a été finalisée.
En retard : La date ou l’échéance prévue de la tâche est dépassée.
Modifier une tâche
Vous pouvez ouvrir n’importe quelle tâche pour consulter ou modifier ses informations.
Depuis le panneau des détails d’une tâche, vous pouvez :
Modifier le membre assigné.
Mettre à jour la priorité.
Modifier les informations de la tâche.
Ajouter une preuve de réalisation.
Changer le statut de la tâche.
Preuve de réalisation
Votre équipe peut ajouter une preuve de réalisation directement dans une tâche.
Cela peut inclure des images ou des fichiers montrant que l’action a bien été effectuée.
Exemples :
Photos après le nettoyage d’une propriété.
Preuve qu’un problème de maintenance a été résolu.
Images confirmant la préparation d’une propriété.
Les preuves de réalisation permettent aux gestionnaires de vérifier le travail effectué sans avoir besoin d’échanges supplémentaires.
Créer des tâches à partir de modèles
Pour les actions opérationnelles récurrentes, vous pouvez créer des modèles de tâches au lieu de recréer la même tâche à chaque fois.
Les modèles vous permettent de définir la structure d’une tâche une seule fois et de la réutiliser manuellement ou via des automatisations.
Exemple :
Un modèle "Nettoyage après départ" peut automatiquement créer une tâche de nettoyage à chaque départ d’un voyageur lorsqu’il est associé à une automatisation.
Découvrez plus d’informations dans l’article Créer et gérer des modèles de tâches.
Tâches créées par Milo
Avec le Milo Operations Agent, Milo peut également créer automatiquement des tâches opérationnelles à partir des conversations avec les voyageurs.
Exemple :
Un voyageur signale un problème avec un équipement → Milo peut créer une tâche de maintenance et l’attribuer au membre de l’équipe concerné.
Vous pouvez choisir si Milo :
Crée et attribue automatiquement les tâches.
Prépare les tâches pour validation avant attribution.
Cela permet à votre équipe de traiter plus rapidement les demandes des voyageurs tout en gardant une visibilité complète sur les opérations.