Organisez vos opérations avec les tâches et les automatisations
La section Opérations vous permet de gérer le travail quotidien de votre équipe, de coordonner les actions sur vos propriétés et d’automatiser les processus répétitifs.
Vous pouvez créer des tâches manuellement lorsqu’une action spécifique doit être effectuée, ou mettre en place des workflows automatisés qui créent automatiquement des tâches selon des événements de réservation et des règles définies.
Les opérations reposent sur trois concepts principaux :
Tâches : Des actions individuelles qui doivent être réalisées par un membre de votre équipe.
Modèles de tâches : Des structures réutilisables qui définissent comment une tâche récurrente doit être créée.
Automatisations : Des règles qui créent automatiquement des tâches selon certains événements.
Créer et gérer des tâches
Les tâches vous permettent d’attribuer et de suivre les actions opérationnelles sur vos propriétés.
Vous pouvez créer une tâche manuellement lorsqu’une action spécifique doit être traitée.
Pour chaque tâche, vous pouvez définir :
Le titre de la tâche.
Le type de tâche.
La propriété concernée.
Le membre de l’équipe assigné.
La date et l’heure de début.
La durée estimée.
Le niveau de priorité.
Exemples de tâches créées manuellement :
Résoudre un problème de maintenance.
Vérifier une propriété avant l’arrivée d’un voyageur.
Demander un ménage urgent.
Suivre une demande d’un voyageur.
Une fois créées, les tâches peuvent être suivies depuis :
Opérations → Vue d’ensemble
Vous pouvez consulter leur statut, le membre assigné, la priorité et leur progression.
Comprendre les modèles de tâches
Les modèles de tâches vous permettent de créer des structures réutilisables pour les actions qui se répètent régulièrement.
Au lieu de recréer la même tâche à chaque fois, vous créez un modèle une seule fois et vous pouvez ensuite l’utiliser autant de fois que nécessaire.
Un modèle de tâche définit les informations principales d’une tâche, comme :
Le titre de la tâche.
Le type de tâche.
Les instructions ou la description.
Les paramètres par défaut.
Exemples de modèles de tâches :
Ménage après un départ.
Inspection d’une propriété avant une arrivée.
Vérification de maintenance.
Réapprovisionnement des équipements.
Les modèles de tâches peuvent être utilisés de deux façons :
Créer une tâche manuellement à partir du modèle lorsque nécessaire.
Connecter le modèle à une automatisation pour que les tâches soient créées automatiquement lors d’un événement spécifique.
Créer des workflows automatisés
Les automatisations permettent de créer automatiquement des tâches selon des événements liés aux réservations.
Une automatisation utilise un modèle de tâche et un déclencheur pour déterminer quand une tâche doit être créée.
Exemples :
Lorsqu’un voyageur quitte le logement → création automatique d’une tâche de ménage.
Lorsqu’une réservation est confirmée → création d’une tâche de préparation.
Avant une arrivée → création d’une tâche de vérification de la propriété.
Pour créer une automatisation :
Créez un modèle de tâche.
Allez dans Opérations → Automatisation.
Sélectionnez le modèle de tâche.
Choisissez l’événement déclencheur.
Configurez les propriétés et conditions.
Enregistrez votre automatisation.
Une fois activée, l’automatisation créera automatiquement les tâches lorsque les conditions définies seront remplies.
Comment les opérations fonctionnent avec Milo
Le Milo Operations Agent peut aider à créer des tâches opérationnelles directement depuis les conversations avec les voyageurs.
Par exemple, lorsqu’un voyageur signale un problème ou demande une action nécessitant une intervention, Milo peut transformer cette demande en tâche pour votre équipe.
Vous pouvez choisir si Milo :
Crée et assigne automatiquement la tâche.
Prépare la tâche pour validation avant son attribution.
Vos workflows existants restent inchangés. Milo fonctionne avec vos modèles de tâches et vos automatisations pour aider votre équipe à gérer les demandes opérationnelles plus efficacement.
Bonnes pratiques
Pour tirer le meilleur parti des opérations :
Utilisez les tâches manuelles pour les actions ponctuelles ou urgentes.
Créez des modèles de tâches pour les processus opérationnels récurrents.
Utilisez les automatisations pour les tâches répétitives déclenchées par les événements de réservation.
Assurez-vous que chaque tâche possède un responsable clairement identifié.
Analysez régulièrement les tâches terminées pour améliorer vos workflows.