Suivez et gérez vos dépenses immobilières
La section Dépenses vous permet de centraliser tous les coûts liés à vos propriétés et à vos opérations.
Vous pouvez créer des dépenses manuellement, les associer à des propriétés ou des propriétaires, les catégoriser, ajouter des justificatifs et choisir de les inclure dans les relevés propriétaires.
Vous pouvez également automatiser la création de dépenses récurrentes ou liées aux réservations afin de réduire les tâches manuelles et garder vos données financières à jour.
Créer une dépense
Pour créer une nouvelle dépense :
Allez dans Financials → Dépenses.
Cliquez sur Ajouter une dépense.
Renseignez les informations de la dépense.
Choisissez à quoi la dépense doit être associée.
Enregistrez vos modifications.
Lors de la création d’une dépense, vous pouvez définir :
Nom : Le nom de la dépense.
Catégorie : Le type de dépense.
Description : Des informations complémentaires.
Association : Si la dépense concerne une propriété ou un propriétaire.
Montant : La valeur de la dépense.
Date de comptabilisation : La date à laquelle la dépense doit être enregistrée.
Pièces jointes : Des documents justificatifs comme des factures, reçus ou fichiers.
Associer des dépenses
Les dépenses peuvent être associées de deux façons :
Propriétés
Associez une dépense à une ou plusieurs propriétés.
Exemples :
Service de ménage pour un appartement spécifique.
Intervention de maintenance dans une villa.
Charges liées à une propriété.
Propriétaires
Associez directement une dépense à un propriétaire.
Cela peut être utile pour les coûts qui ne concernent pas une propriété spécifique mais qui doivent apparaître dans les données financières du propriétaire.
Catégories de dépenses
Les catégories permettent d’organiser vos dépenses et de faciliter leur suivi.
Les catégories disponibles incluent :
Nettoyage.
Maintenance.
Réparations.
Services publics.
Blanchisserie.
Fournitures pour voyageurs.
Consommables.
Internet & Télécom.
Mobilier & Équipement.
Assurance.
Taxes & Frais.
Marketing.
Frais de bureau.
Transport.
Logiciels & Abonnements.
Services professionnels.
Autre.
Inclure les dépenses dans les relevés propriétaires
Lors de la création ou modification d’une dépense, vous pouvez choisir de l’inclure dans le relevé propriétaire.
Activez l’option Inclure dans le relevé propriétaire lorsque la dépense doit être déduite des revenus du propriétaire.
Exemple :
Une prestation de ménage payée pour le compte d’un propriétaire peut automatiquement apparaître dans son relevé et être prise en compte dans le calcul final.
Automatiser les dépenses
Pour les coûts récurrents ou liés aux réservations, vous pouvez créer des automatisations de dépenses.
Les automatisations permettent à Millenium Connect de créer automatiquement des dépenses selon certains déclencheurs.
Les déclencheurs disponibles incluent :
Confirmation de réservation
Créez automatiquement une dépense lorsqu’une réservation atteint une étape définie.
Exemple :
Créer automatiquement une dépense de ménage lorsqu’une réservation est confirmée.
Programmation récurrente
Créez automatiquement des dépenses selon une fréquence définie.
Exemples :
Abonnement internet mensuel.
Contrat de maintenance trimestriel.
Assurance annuelle.
Lors de la création d’une automatisation, vous pouvez configurer :
Le déclencheur.
Le nom et la catégorie de la dépense.
Un montant fixe ou un calcul en pourcentage.
L’application d’une taxe.
Les propriétés concernées.
Les canaux concernés.
Gérer les taxes
L’onglet Taxes vous permet de créer des configurations de taxes réutilisables qui peuvent être appliquées à vos données financières.
Au lieu de saisir manuellement les mêmes informations à chaque utilisation, vous pouvez créer vos règles fiscales une seule fois et les réutiliser lorsque vous créez des dépenses ou d’autres éléments financiers compatibles.
Pour créer une taxe :
Allez dans Financials → Dépenses → Taxes.
Cliquez sur Ajouter une taxe.
Renseignez les informations de la taxe.
Définissez son mode de calcul.
Enregistrez vos modifications.
Lors de la création d’une taxe, vous pouvez définir :
Type de taxe : Le type de taxe à configurer.
Nom de la taxe : Le nom affiché dans vos données financières.
Appliquer à : Les éléments financiers concernés.
Méthode de calcul : Montant fixe ou pourcentage.
Montant : La valeur de la taxe.
Méthodes de calcul des taxes
Vous pouvez configurer une taxe de deux façons :
Montant fixe
Applique un montant défini à chaque utilisation de la taxe.
Exemple :
Une taxe touristique de 20 MAD par voyageur et par nuit.
Pourcentage
Applique un pourcentage basé sur le montant associé.
Exemple :
Une taxe de 10 % appliquée au montant d’une dépense.
Une fois créée, la taxe sera disponible lors de la création des éléments financiers compatibles.
Gérer vos dépenses
Depuis la page Dépenses, vous pouvez :
Consulter toutes vos dépenses.
Filtrer les dépenses par date, propriété, catégorie ou statut.
Modifier les dépenses existantes.
Consulter les détails d’une dépense.
Supprimer des dépenses.
Exporter vos données de dépenses.
Une bonne gestion des dépenses vous permet de conserver des données financières précises, simplifier les relevés propriétaires et mieux comprendre la rentabilité de vos propriétés.