Avec la Fiche Police, vous pouvez créer automatiquement un formulaire pour chaque nouvelle réservation, envoyer le lien du formulaire aux voyageurs et collecter les informations nécessaires avant leur arrivée.
Activer la création automatique des Fiches Police
Pour activer la création automatique :
Accédez à Guests → Parcours voyageur.
Ouvrez l’onglet Fiche Police.
Activez l’option Création automatique.
Une fois activée, Millenium Connect créera automatiquement une Fiche Police pour chaque nouvelle réservation.
Envoyer automatiquement les formulaires Fiche Police
Vous pouvez envoyer automatiquement le lien du formulaire d’enregistrement à vos voyageurs avant leur arrivée.
Configurez :
Le moment d’envoi du formulaire.
L’activation des rappels jusqu’à la complétion du formulaire.
Un message personnalisé pour accompagner l’envoi du lien.
Personnaliser le modèle de message
Vous pouvez utiliser votre propre modèle de message et ajouter des variables afin de personnaliser automatiquement chaque envoi.
Les variables disponibles incluent notamment :
Le nom du voyageur.
Le nom du logement.
Le lien vers le formulaire d’enregistrement.
Suivre et télécharger les documents voyageurs
Une fois que les voyageurs ont complété le formulaire Fiche Police, vous pouvez suivre le statut de chaque document directement depuis l’onglet Documents.
Depuis cet espace, vous pouvez :
Consulter tous les documents Fiche Police créés.
Vérifier le statut de complétion de chaque formulaire.
Ouvrir les détails d’un document pour consulter les informations collectées.
Télécharger les formulaires complétés lorsque nécessaire.
Cela vous permet de suivre facilement les enregistrements voyageurs et de conserver tous les documents requis organisés au même endroit.
Notes importantes
Le formulaire Fiche Police est envoyé automatiquement selon le délai que vous avez configuré.
Les rappels peuvent être activés pour relancer les voyageurs qui n’ont pas encore complété le formulaire.
Vous pouvez modifier votre modèle de message à tout moment selon vos besoins.